ウェビナー事務局の業務内容とは？
はじめに
ウェビナーって、最近よく聞く言葉ですよね。でも、実際に開催するとなると、何から始めればいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか？そこで今回は、ウェビナー事務局の業務内容について、詳しくご紹介します。小さな会社でも実践できる内容ですので、ぜひ参考にしてくださいね。
1. ウェビナー開催準備
1-1. テーマ選定・企画
まずは、ウェビナーのテーマを決めることから始まります。（大企業なら事務局と登壇者は別であることが普通しょうが、従業員50人以下の会社であれば事務局と登壇者は同じ人が務めるのでしょうから、以降、その前提で話を進めます。）参加者にとって価値のある内容を提供することが大切です。ターゲットのニーズを把握し、自社の商品やサービスにつながるテーマを選びましょう。具体的には、市場調査やアンケート結果を参考に、旬なトピックや解決すべき課題を見つけ出します。最後に、選んだテーマが参加者の興味を引き、かつ自社の強みを活かせるものになっているか確認しましょう。
1-2. 日程調整
テーマが決まったら、日程を決めます。日程調整や資料の準備など、細かな調整も必要になります。ここでのポイントは、登壇者の経験や知識が参加者のニーズに合っているかを確認することです。また、ウェビナーの目的や期待する成果を共有することも大切です。このあたりのことは別の機会に述べたいと思います。
1-3. 資料作成・デザイン
ウェビナーで使用する資料やスライドの作成も重要な業務です。分かりやすく、視覚的にも魅力的な資料を準備しましょう。少し難しく思われるかもしれませんが、プレゼンテーションソフトの基本的な機能を使いこなすだけでも、十分に見栄えの良い資料が作れます。キーポイントは、文字を大きくし、図や表を効果的に使うことです。最後に、誤字脱字がないか、情報の正確性を確認することも忘れずに。
1-4. ランディングページ作成
ウェビナー参加者を集めるための告知用のページ、ランディングページ（LP）も必要です。ウェビナーの魅力や参加のメリットを分かりやすく伝えましょう。やや専門的になりますが、簡単なホームページ作成ツールを使えば、専門知識がなくても作成できます。LPには、ウェビナーのタイトル、日時、何が分かるか、登壇者情報、参加特典などを明記しましょう。最後に、申し込みボタンを目立つ位置に配置することを忘れずに。
1-5. 集客・申込受付
ウェビナーの成功には、参加者の確保が不可欠です。SNSやメールマガジン、広告などを活用して、ターゲットに向けて情報を発信しましょう。申し込みフォームの設置や受付管理も重要な業務です。ここでのコツは、参加者の期待を高めるような情報発信を心がけることです。例えば、登壇者の実績や過去の参加者の声を紹介するのも効果的です。最後に、申し込み状況を定期的にチェックし、必要に応じて追加の集客施策を検討しましょう。
1-6. ツールの選定・設定
ウェビナーを開催するためのオンラインツールの選定と設定も大切な準備作業です。Zoom、Teams、Google Meetなど、様々なツールがありますが、参加人数や必要な機能を考慮して選びましょう。慣れや使いやすさ、安定性を重視することが大切です。選んだツールの基本的な操作方法を事前に習得し、音声や画面共有などの機能をテストしておくことも忘れずに。
1-7. リハーサル
本番前のリハーサルは、スムーズなウェビナー進行のカギとなります。登壇者との接続確認や、資料の表示チェック、質疑応答の流れの確認などを行いましょう。ここでのポイントは、本番と同じ環境で行うことです。例えば、使用する機材やインターネット環境を本番と同じにして、トラブルの可能性を事前に洗い出します。最後に、タイムスケジュールも確認し、必要に応じて内容の調整を行いましょう。
2. ウェビナー開催
2-1. 当日の受付・参加者管理
いよいよウェビナー当日です。参加者の入室管理や、トラブル対応などを行います。スムーズな進行のために、参加者リストの確認や、遅刻者への対応なども必要です。ここでのコツは、余裕を持ってスタンバイすることです。例えば、開始30分前には準備を整え、参加者、キャンセル希望者からの問い合わせにも対応できるようにしましょう。最後に、参加者の出欠状況を記録することも忘れずに。
2-2. 資料共有・画面共有
ウェビナー中の資料共有や画面共有の管理も重要な業務です。スムーズな進行をサポートし、参加者が快適に視聴できるようにしましょう。少し難しく思われるかもしれませんが、事前に画面共有の練習をしておくことで、本番でのミスを防げます。ポイントは、登壇者の発表に合わせてタイミングよく画面を切り替えることです。また、バックアップとして資料のPDFを用意しておくのも良いでしょう。
2-3. 質疑応答
参加者からの質問を管理し、スムーズな質疑応答をサポートします。チャット機能を使った質問の収集や、登壇者への質問の振り分けなどを行います。ここでのコツは、質問を整理し、似たような質問をまとめることです。また、回答しきれなかった質問は記録しておき、後日メールなどでフォローアップするのも良いでしょう。最後に、質疑応答の時間配分にも気を配り、予定時間内に収まるようにコントロールしましょう。
2-4. 録画・録音
ウェビナーの内容を録画・録音することも大切な業務です。後日の配信や、欠席者へのフォローに活用できます。やや専門的になりますが、多くのウェビナーツールには録画機能が搭載されています。ポイントは、録画開始を忘れないことと、音声が正しく録音されているか確認することです。また、録画データの保存先や、編集の必要性についても事前に検討しておきましょう。また、念のため、参加者には用途を明確にして録画することを事前に伝えておくのが良いでしょう。
2-5. アンケート実施
ウェビナー終了時にはアンケートを実施しましょう。参加者の満足度や改善点を把握するのに役立ちます。ここでのコツは、回答しやすい簡潔な質問を用意することです。例えば、5段階評価や選択式の質問を中心に、自由記述欄も設けるといいでしょう。ここで、参加者が登壇者を喜ばせるために回答するようなアンケートや設問はやらない方が良いです。参加者の理解を深める、振り返りにつながる設問や企画者・登壇者の課題把握につながる設問にしてください。
最後に、アンケート結果を次回のウェビナー改善に活かすことを忘れずに。
3. ウェビナー開催後
3-1. アンケート集計・分析
ウェビナー終了後は、アンケート結果の集計・分析を行います。参加者の満足度や改善点を把握し、次回のウェビナーに活かしましょう。数字だけでなく、参加者のコメントにも注目することが大切です。具体的には、満足度の平均点や、特に評価の高かった点、改善要望の多かった点などをまとめます。最後に、分析結果を関係者で共有し、改善策を検討しましょう。
3-2. 参加者へのフォローアップ
ウェビナー後の参加者フォローも重要です。お礼メールの送信や、追加情報の提供、質問への回答などを行いましょう。ここでのポイントは、参加者との関係性を深めることです。例えば、ウェビナーの内容に関連する資料や、次回ウェビナーの案内を送るのも効果的です。最後に、フォローアップの中で自社の商品やサービスにつなげる工夫も忘れずに。お礼メールの詳細は別の機会に詳しくお話しします。
3-3. レポート作成
ウェビナーの成果をまとめたレポートを作成します。参加者数、アンケート結果、質疑応答の内容などを整理し、今後の改善点も含めてまとめましょう。少し難しく思われるかもしれませんが、データを視覚化するグラフや図を使うと、分かりやすいレポートになります。ポイントは、成果と課題を明確に示すことです。また、次回のウェビナーに向けての提案も盛り込むと良いでしょう。
3-4. 次回ウェビナーの企画
今回のウェビナーの反省点を活かし、次回のウェビナーの企画を始めます。テーマの選定や、改善点の洗い出しなどを行いましょう。ここでのコツは、参加者のニーズと自社の目標をバランス良く考慮することです。例えば、アンケートで要望の多かったテーマと、自社の新商品やサービスを組み合わせるのも良いアイデアです。最後に、継続的な開催を意識し、年間計画を立てるのも効果的です。
4. その他
4-1. ツールの運用・保守
ウェビナーで使用するツールの運用・保守も重要な業務です。ソフトウェアのアップデートや、セキュリティ対策などを定期的に行いましょう。やや専門的になりますが、多くのツールは自動アップデート機能を備えています。ポイントは、定期的にチェックし、必要な設定を行うことです。また、新しい機能や改善点についても情報を収集し、より効果的なウェビナー運営に活かしましょう。
4-2. 資料の保管
ウェビナーで使用した資料や録画データの保管も大切な業務です。整理して保存し、必要な時にすぐに取り出せるようにしましょう。ここでのコツは、分かりやすいファイル名をつけ、フォルダで整理することです。例えば、「ウェビナータイトル_資料種類_ yyyymmdd」のような命名規則を決めるのも良いでしょう。最後に、重要なデータはバックアップを取ることも忘れずに。
4-3. 成果報告
ウェビナーの成果を社内で共有することも重要です。参加者数、アンケート結果、商談につながった件数など、具体的な数字を報告しましょう。抽象的になってしまいますが、ウェビナーが会社にもたらした価値を分かりやすく伝えることが大切です。ポイントは、数字だけでなく、参加者の声や具体的な成功事例も交えて報告することです。また、改善点や今後の展望についても触れ、継続的な取り組みの重要性を伝えましょう。
5. ウェビナー事務局の役割
5-1. ウェビナー開催の成功をサポート
ウェビナー事務局の最大の役割は、ウェビナーの成功をサポートすることです。計画から実施、そして事後フォローまで、一貫してサポートします。具体的には、スケジュール管理、参加者対応、技術的なサポートなど、多岐にわたる業務を担当します。ポイントは、常に全体の進行状況を把握し、必要に応じて調整を行うことです。また、予期せぬトラブルにも冷静に対応できる準備をしておくことも大切です。最後に、ウェビナーの目的を常に意識し、その達成に向けて各業務を遂行することが重要です。
5-2. 円滑なコミュニケーション
ウェビナー事務局は、関係者間の円滑なコミュニケーションを図る役割も担います。登壇者、参加者、社内関係者など、様々な立場の人々をつなぐ橋渡し役となります。ここでのコツは、適切なタイミングで必要な情報を共有することです。例えば、登壇者には事前に参加者の傾向や期待を伝え、参加者には当日のスケジュールや注意事項を事前に案内するなど、きめ細かな対応が求められます。最後に、常に丁寧で分かりやすい言葉遣いを心がけ、好印象を与えることも大切です。
5-3. 質の高いウェビナーを提供
ウェビナー事務局は、参加者に質の高い学習体験を提供することも重要な役割です。内容の充実はもちろん、スムーズな進行や快適な視聴環境の確保にも注力します。少し難しく思われるかもしれませんが、参加者の立場に立って、「学びやすさ」や「理解しやすさ」を常に意識することがポイントです。具体的には、分かりやすい資料作り、適切な休憩時間の設定、質疑応答の時間確保などに気を配ります。最後に、参加者の声に耳を傾け、継続的な改善を図ることも忘れずに。
6. ウェビナー事務局を成功させるポイント
6-1. 計画性
ウェビナー事務局の成功には、綿密な計画が欠かせません。準備から実施、事後フォローまで、全ての工程を事前に洗い出し、スケジュールを立てましょう。ここでのポイントは、余裕を持ったスケジューリングです。例えば、予定の1.5倍の時間を確保するなど、不測の事態にも対応できるようにします。また、マイルストーンを設定し、進捗状況を定期的にチェックすることも大切です。最後に、計画は柔軟に見直す姿勢を持ち、状況に応じて適宜調整することを忘れずに。
6-2. チームワーク
ウェビナー事務局の業務は多岐にわたるため、チームで協力して取り組むことが重要です。役割分担を明確にし、お互いの進捗状況を共有しながら進めましょう。ここでのコツは、各メンバーの強みを活かした役割分担です。例えば、コミュニケーション力の高い人を参加者対応担当に、技術に強い人をツール管理担当にするなど、適材適所で配置します。最後に、定期的なミーティングを設け、問題点や改善案を共有する機会を作ることも効果的です。
6-3. コミュニケーション
ウェビナー事務局の成功には、的確なコミュニケーションが不可欠です。参加者、社内関係者など、様々な立場の人々と円滑にやり取りする必要があります。ポイントは、相手の立場に立って考え、分かりやすい言葉で伝えることです。例えば、専門用語を避けて平易な言葉で説明したり、視覚的な資料を用いて理解を促したりするなどの工夫が効果的です。また、こまめな情報共有と確認を心がけ、認識のずれを防ぐことも大切です。最後に、常に丁寧な対応を心がけ、良好な関係性を築くことを忘れずに。
6-4. 臨機応変な対応力
ウェビナー開催中は、予期せぬトラブルがつきものです。そんな時こそ、冷静かつ臨機応変な対応が求められます。ここでのコツは、想定されるトラブルとその対処法を事前に洗い出しておくことです。例えば、ネットワーク障害、音声トラブル、参加者の接続問題など、よくあるケースについて対応手順を決めておきます。また、問題が発生した際は、参加者に状況を適切に伝え、不安を与えないことも重要です。
さらに自分以外が原因でトラブルが発生した場合でも極端に自分には責任がないと主張するのは印象が悪いので絶対にやめましょう。たとえばマイクの調子が悪い場合、マイクメーカーの責任にするなどです。仮にそれが事実だとしても参加者には関係ないことですし、事前に動作確認できたはずです。「事前準備が十分でなかったですね。これからは気を付けます。」と言った方がスマートで印象が良いです。
7. ウェビナー事務局の活用方法
7-1. 外部事務局を依頼
専門の外部事務局にウェビナー運営を依頼する方法もあります。豊富な経験とノウハウを持つプロフェッショナルに任せることで、高品質なウェビナーを実現できます。外部事務局を選ぶ際は、実績や対応可能な規模、提供サービスの内容などを比較検討することが大切です。価格の差はサービス品質とコア業務以外のサービス内容の差です。あまりにも安いと作業漏れが多かったり、こまかく指示出ししないと作業をやってもらえないなど、サービス品質が悪かったりします。逆に良かれと思って不必要なサービスが付けられそれが価格に上乗せされていることもあります。自社のニーズと外部事務局の強みがマッチしているか、コストと期待される効果のバランスも加味し選定してください。外部事務局とのコミュニケーションもサービスの一部であることもお忘れなく。
7-2. ハイブリッド型で運用
自社運営と外部委託を組み合わせたハイブリッド型の運用方法もあります。例えば、企画や内容の決定は自社で行い、当日の技術的なサポートは外部に依頼するなど、柔軟な役割分担が可能です。ここでのコツは、自社の強みと外部のリソースを最適に組み合わせることです。具体的には、自社の商品知識や顧客理解を活かしつつ、専門的なスキルが必要な部分は外部に任せるなどの工夫ができます。最後に、内部と外部の連携をスムーズにするため、責任範囲を明確にし、情報共有の仕組みを整えることが大切です。
まとめ
ウェビナー事務局の業務は多岐にわたりますが、計画的に取り組むことで、小さな会社でも十分に実施可能です。初回からカンペキを目指すのは難しいので、繰り返し開催するうちに上達すればよいのです。大切なのは、参加者に価値ある情報を提供しつつ、最終的には自社の商品やサービスの購入につなげることです。
専門スキルがなくても、他の業務と掛け持ちしながら対応できるよう、この記事では実践的なポイントをお伝えしました。一つ一つの業務に丁寧に取り組み、回を重ねるごとにノウハウを蓄積していけば、きっと素晴らしいウェビナーを開催できるようになるはずです。
最後に、ウェビナー事務局の仕事は、参加者の学びと自社のビジネス成長を両立させる、やりがいのある仕事です。失敗を恐れず、前向きに取り組んでいけば、きっと大きな成果につながるはずです。
この記事の内容は理解できても、実践してみるとハードルを感じる方もいらっしゃるかもしれません。そんな時はWebrickのサポートをご利用ください。一歩ずつ進めていくお手伝いをいたします。